Cómo organizar una conferencia internacional durante una pandemia


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En una noche bochornosa de octubre en Singapur, me encontré en el bar de un hotel. Era la noche anterior a una importante convención de juegos y, por lo general, en esos eventos, todos los bares y restaurantes cercanos están llenos de desarrolladores, medios y otros miembros de la industria.

Solo vi a un puñado de personas esta vez, y hablamos sobre lo extraordinario que fue asistir a otra conferencia. Pero las cosas estaban lejos de ser normales. La mayoría de nosotros acabábamos de salir de nuestras habitaciones después de un día de cuarentena mientras esperábamos los resultados de una prueba obligatoria de COVID-19. Aun así, debido a un mandato del gobierno que estipulaba que solo grupos de dos personas podían reunirse en estrecha proximidad al mismo tiempo, teníamos que mantenernos a dos metros de distancia.

Estas fueron solo algunas de las muchas reglas y condiciones relacionadas con la pandemia, como no poder explorar la ciudad por nuestra cuenta, que tuvimos que seguir durante nuestra estadía (además de estar completamente vacunados). Y, sin embargo, me di cuenta de que todos en nuestro grupo de jet lag estaban felices de no estar atrapados en casa para variar.

Este fue el telón de fondo surrealista de mi experiencia en Gamescom Asia, una conferencia centrada en el desarrollo de juegos del sudeste asiático que se llevó a cabo junto con varios otros eventos, incluida la conferencia de inversores Global Top Round (GTR) 2021. Pero por inusual que fuera para mí, asistir a estos eventos bajo condiciones tan estrictas, fue tan extraño y estresante organizarlos en primer lugar.

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Según Pontus Mähler, director de desarrollo empresarial de GTR, la empresa acudió a la conferencia de este año sabiendo que iba a ser una de las cosas más difíciles que jamás haya hecho.

“Por suerte tuvimos un gran evento. [It was] muy estresante, preparar muchos documentos, muchas restricciones de seguridad ”, dijo Mähler a GamesBeat. «Pero creo que al final nuestros invitados aprecian que todos puedan volar a casa, sabiendo que hemos cuidado de todos y que fue lo más seguro posible».

Por qué Singapur fue la elección correcta

GTR es un acelerador que brinda financiamiento y asesoramiento comercial a desarrolladores independientes, como ayudarlos a realizar más inversiones o encontrar un editor. Si bien se reciben cientos de solicitudes para el programa (375 solo en 2021), GTR solo invierte en 10 estudios por año. Los 20 mejores vuelan a la conferencia GTR Conference-Only para un lanzamiento final, y la compañía determina los finalistas al final del evento.

Dado que este grupo de desarrolladores proviene de todo el mundo, GTR organiza la reunión anual en diferentes países, y en el pasado se llevaron a cabo conferencias en países como Corea del Sur y Australia. Se suponía que la edición de 2020 tendría lugar en Malta, pero como muchos otros eventos de este año, GTR tuvo que cambiar rápidamente a un formato puramente digital.

Mähler dijo que si bien la conferencia virtual fue exitosa y su equipo hizo «algunas de las mejores inversiones» que jamás hayan hecho, esperaban tener al menos una parte personal en 2021. GTR habló con varias agencias gubernamentales antes de elegir Singapur, que tiene una de las tasas de vacunación más altas del mundo.

“Finalmente, elegimos Singapur porque pudieron proporcionarnos las cartas de Safe Travel Pass. Estas cartas de Safe Travel Pass permiten que las personas internacionales ingresen al país a pesar de todas las restricciones de COVID… lo que nos permite a todos visitar esta feria juntos «, dijo Mähler.

Si bien las cartas eran una forma conveniente de garantizar la entrada para los invitados de GTR, no eran un pase de acceso completo para explorar Singapur. Vinieron con una serie de condiciones, como las restricciones de movimiento mencionadas anteriormente: no se nos permitía cruzar los límites establecidos, que incluían nuestro hotel, el centro de convenciones y dos grandes centros comerciales.

Si rompemos esta regla, no seremos arrestados. Sin embargo, nos dijeron que el gobierno podría prohibirnos viajar de nuevo al país. Por lo general, en una convención solo tengo que preocuparme por cumplir con los plazos o llegar a tiempo a mis citas, así que eso me pareció un poco… duro. De todos modos, no tenía ningún interés en cuestionar la capacidad de Singapur para hacer cumplir esto.

Debido a estas restricciones, GTR asumió que el número de participantes extranjeros sería de unas pocas docenas en el mejor de los casos. Pero al final asistieron a la conferencia 71 personas, de países como Brasil, Ucrania, Francia y Alemania. Mähler bromeó diciendo que los números más altos se debían a que todos estaban hartos de las reuniones de Zoom durante el último año y medio.

Arriba: GTR Pontus Mähler (izquierda) y André Bernhardt (extremo derecho) con uno de los finalistas del programa de este año.

Crédito de la imagen: ronda superior global

Singapur ya tenía mucha experiencia organizando eventos en vivo con éxito gracias a sus estrictos protocolos pandémicos, por lo que GTR sabía que su gente estaba siendo atendida. Otros factores ayudaron a cerrar el trato, como los kits de prueba rápida fácilmente disponibles (nos hicieron la prueba todos los días antes de ingresar a las instalaciones), una aplicación de teléfono inteligente obligatoria para el seguimiento de contactos y soporte las 24 horas, los 7 días de la semana por parte de funcionarios gubernamentales.

“Hay evidencia real de que pueden cumplir. Así que cuando fuimos a otro país que nunca lo había hecho antes [live events in the pandemic] antes, tal vez en un país que ha tenido muchos casos de COVID, tenemos [wouldn’t be able to tell] si nuestros invitados estarían a salvo o no”, dijo Mähler.

Que importante es estar preparado

A pesar de mis preocupaciones iniciales sobre las restricciones, terminé sintiéndome más seguro en Singapur que en mi pequeño rincón de California. Como alguien que extraña el ajetreo y el bullicio de E3 y GDC, estaba emocionado de estar nuevamente con la gente en la industria de los juegos. Y todas las personas con las que hablé en Gamescom Asia y GTR 2021 parecían compartir esta emoción.

Pero a pesar de todas las medidas de seguridad del mundo, todavía es posible que el COVID se introduzca en reuniones tan grandes. GTR tuvo que lidiar con esto el último día de su conferencia cuando alguien recibió comentarios positivos durante el programa de pruebas diarias. Como el personal la atrapó temprano esa mañana, la persona no ingresó al lugar.

Como medida de precaución, GTR sometió a todos los participantes a una segunda prueba rápida por la tarde. Afortunadamente, todos los resultados fueron negativos.

“Estábamos bien preparados para cada escenario y, debido a todas estas restricciones y precauciones de seguridad, sabíamos que estábamos en buenas manos”, dijo Mähler. “Nadie abandonó el evento después del anuncio. [of the positive case], y creo que todos dicen: ‘Sí, ahora lo entiendo. Puede ser molesto hurgarme la nariz todos los días… pero al menos sabemos por qué'».

GTR trabajó en estrecha colaboración con la Junta de Turismo de Singapur para tomar estas precauciones. La agencia gubernamental mantuvo al equipo actualizado con las últimas regulaciones y tenía personal cerca para responder preguntas o emergencias. Mähler dijo que STB fue vital para el éxito de su conferencia y sugirió que otros organizadores deberían establecer asociaciones similares en sus respectivos países.

“Trabaja con todas las autoridades locales, habla con las agencias gubernamentales. Si es estadounidense, hable con el CDC. Asegúrese de que haya personal médico. Teníamos personal médico en el sitio, teníamos personal externo en el sitio, teníamos personas directamente [from] el Gobierno. Todos estuvieron involucrados para asegurarse de que fuera seguro y transcurriera sin problemas”, dijo.

Arriba: los desarrolladores prueban los juegos de los demás en GTR 2021.

Crédito de la imagen: ronda superior global

La pandemia ha cambiado fundamentalmente la forma en que interactuamos y viajamos, y por mucho que queramos creer lo contrario, no parece que vaya a terminar pronto. Si Gamescom Asia y GTR 2021 me enseñaron algo, es que los próximos años serán extraños para los eventos en vivo, especialmente si tienes que viajar. Las leyes y regulaciones relacionadas con el COVID varían mucho de un país a otro, y tratar de hacer un seguimiento es casi como un trabajo de tiempo completo.

Pero estamos empezando a ver alguna esperanza de normalidad. Además de las conferencias de Singapur, los eventos de juegos están regresando lentamente en varias partes del mundo. En los EE. UU., eso llegó en forma de un espectáculo PAX West mucho más pequeño, WN Seattle y, más recientemente, The Game Awards en Los Ángeles. Los organizadores están aprendiendo que es posible realizar estos eventos nuevamente siempre que se cumplan los protocolos de salud (como registros de vacunación y resultados negativos de las pruebas).

Por supuesto, todos aquí tienen su propia conveniencia y la amenaza de nuevas variantes significa que nuestros cálculos de riesgo personal cambian constantemente. Pero esa experiencia me hizo darme cuenta de que estoy más que listo para hablar con los desarrolladores y volver a jugar sus juegos en persona, incluso si todavía tengo que enmascararme y mantenerme a unos metros de distancia.

Divulgación: GTR proporcionó mi viaje y alojamiento en Singapur. Nuestro informe sigue siendo objetivo.

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